🌞☀太阳税道 – 星期五之三十一☀🌞
中小型企业面临的电子发票挑战
许多的中小型企业同时拥有企业之间(B2B)和企业对消费者(B2C)的两种交易模式,即同时经营批发给商家,也零售给消费者。例如五金店、杂货铺、迷你市场、菜贩、肉店、餐馆承包公司活动伙食、住家式蛋糕供应给咖啡厅等。
中小型企业可依照年度营业额或全职员工人数定义:
- 制造业:年度营业额不超过5,000万令吉(RM50,000,000),或全职员工不超过200人。
- 服务业与其他领域:年度营业额不超过2,000万令吉(RM20,000,000),或全职员工不超过75人。
许多中小型企业目前的税务处理方式是在财政年度结束后,一次过将全年的所有文件交给会计事务所做账,然后在报税截止日期结束前报税。即便是有定期(每个礼拜、每个月)做账的企业,账目也仅供企业内部参考,并没有同步到内陆税收局,要等到年度报税时,当局才获得确切的数据。在此间中,这类企业与内陆税收局几乎可说是没有交集。
在强制性的电子发票时代,内陆税收局允许那些顾客为最终消费者的商家每月只开具一张电子发票供验证。这种电子发票称作“合并电子发票(consolidated e-Invoice)”,以整月的营业额总结而成。这也表示,当前的一年一次的做账模式将面临洗牌,商家需要至少一月一次的做账才能履行开具合并电子发票的责任。
1.0 电子发票时代对企业的改变
交易模式完全只有B2C:
例如邻里区的理发店,顾客全都是不需要电子发票作为佐证来扣税的消费者,那商家所要做的改变是最简单的。商家只需要自行记录每天的营业额,然后月尾的时候总结成合并电子发票,并在下个月7日之内,通过MyInvois平台开具该合并电子发票并提交到内陆税收局验证。返回的经验证电子发票将成为商家的生意收入佐证,用于报税。
交易模式参杂了B2B及B2C:
例如高级发廊有经营门市,同时也有和媒体公司合作以提供造型服务给其旗下艺人。这类的企业就相对需要多方面注意,大致上分为以下三种情况:
(a) 对于最终消费者类型的顾客,他们不需要电子发票,可以按照现有的做法提供普通发票或收据,然后参考上述B2C企业的处理方式,即自行记录每天营业额,然后月尾的时候总结成合并电子发票,并在下个月7日之内将该合并电子发票提交到内陆税收局验证。
(b) 对于企业或商家类型的顾客,他们会索要电子发票以作为扣税佐证,因为这笔消费是他们的生意支出。就像门市、零售的顾客群里也未必全都是最终消费者,有些是为公司来买货回去做生意的。他们需要索取电子发票回公司报销,这类顾客需针对每一笔交易各别开具电子发票。
商家必需向这类顾客索取如生意名称、商业注册号码(BRN)、税务识别码(TIN)、地址、联系电话等资料才能开具电子发票供内陆税收局验证。电子发票的验证是接近实时的,因此有条件的商家可以即时向顾客索取资料,并在验证后将经验证的电子发票分享给顾客作佐证。
如果顾客是定期(比如每天或每个星期)拿货,到月底才一次过结算的,可以在结算时一次性开具电子发票,也就是说,对此类顾客每月只需要开具一张电子发票即可。
(c) 针对门市、零售生意,顾客可能在交易的当下没有要求开具电子发票并拿了普通发票或收据。如果这些顾客回头要求开具电子发票,商家是有义务为其替换电子发票的。由于合并电子发票的开具截至日为下个月的7日,因此官方的说法是顾客必需在交易的同月份内提出要求方可以替换电子发票。然而,秉持顾客至上的原则,建议商家弹性处理此类情况,允许顾客在最后截止日前提出替换要求。
商家务必要区分出哪些交易是已经各别开具过电子发票给顾客的,其余的才在月尾总结成合并电子发票提交到内陆税收局验证。切勿将那些已经开过电子发票的交易,重复加入到每个月结算的合并电子发票中。
2.0 开具电子发票的方式
(a) 使用官方免费平台——MyInvois平台
MyInvois平台是由内陆税收局免费提供的网站/应用程序。其优点是商家无需额外花费去添购可开具电子发票的销售点系统(POS)或会计系统。而其缺点是需要手动模式,商家需要手动填写每一项交易的资料或是上传批量资料方可开具电子发票作验证。这对于需要开具大量电子发票的商家并不友好。
(b) 使用符合电子发票机制的销售点系统(POS)或会计系统
若商家当前就使用着销售点系统(POS)或会计系统,则可升级符合电子发票机制的系统以应付电子发票验证。其缺点是商家需要额外支付系统升级费用或是重新购买新的系统。而其优点则是无需手动模式。
举例来说,系统能够自动区分哪些交易是已开具单独电子发票的,哪些交易是从普通单据替换成电子发票的,然后再将剩余的交易结合成合并电子发票。
3.0 电子发票实施阶段
今年8月1日的电子发票开跑日只针对于2022年年度营业额超过一亿令吉(RM100,000,000)的企业(统称第一阶段企业)。至于年度营业额少于2,500万令吉(RM25,000,000)的企业(几乎涵盖所有中小微型企业)电子发票的实施日期在明年,2025年7月1日。
在此过渡期(2024年8月1日至2025年6月30日期间),任何向中小微型企业认购的生意支出,依然可以按照目前的方法,凭普通发票或收据作为扣税佐证,无需电子发票。因此,在2025年7月1日以前,中小型企业的商家即使面对大型企业的顾客,依然可以继续开具普通发票或收据,不需要开出电子发票。
但在2025年7月1日过后,中小型企业商家若没有按照《1967年所得税法》开具电子发票,将面对最低RM200至最高RM20,000的罚款,酌情判处。
4.0 万全准备
在这近1年的缓冲期间,中小型企业商家务必要做好万全准备。首先分析自己当前的生意属于B2C, B2B还是综合B2C与B2B,在考量适合使用的开具电子发票模式。
不论是B2C还是B2B,对那些习惯将账目交给会计师处理的中小型企业,可与会计师商讨在电子发票时代下的最佳操作模式。有的会计师或能为商家提供协助开具电子发票的额外服务。既然改变是无法避免的,商家该做的是调整心态,积极应对。
若需要电子发票相关的服务,包括每月提交合并电子发票,
请 WhatsApp Kim 010-288 2846。